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Ausschreibungspraxis: Erfolgsfaktoren

Die erfolgreiche Ausschreibung von Energielieferverträgen und anderen Energiedienstleistungen ist immer abhängig von verschiedenen Faktoren in den unterschiedlichen Phasen einer Ausschreibung (Vorbereitung, Ausschreibung & Angebotsauswertung, Vertragsverhandlung & Vertragsabschluss).

Im ersten Schritt (Vorbereitung) sind die Randbedingungen zu definieren. Hierbei muss u.a. bestimmt werden, was (Strom, Erdgas etc.), wie viel (Leistung, Verbrauchsmenge) und für welchen Zeitraum ausgeschrieben werden soll. Auch ist zu klären, welche Versorgungsmodelle gewünscht sind oder ob vorab eventuell bestehende Altverträge noch gekündigt werden müssen.

Im nächsten Schritt (Ausschreibung & Angebotsauswertung) erfolgt die Erstellung der benötigten Ausschreibungsdokumente. Hierbei gilt, die Dokumente sollten so kompliziert wie nötig und einfach wie möglich gehalten werden, damit alle angefragten Lieferanten eine gleiche Ausgangsbasis für Ihre Angebotslegung erhalten. In den Dokumenten muss klar erkenntlich sein, welche Randbedingungen zu beachten sind und wie der weitere zeitliche Ablauf der Ausschreibung aussieht. Die sich daran anschließende Angebotsauswertung ist so zu gestalten, dass die verschiedenen Angebote mit zum Teil unterschiedlichen Preiskomponenten vergleichbar gemacht und ausgewertet werden können.

Im letzten Schritt (Vertragsverhandlung & Vertragsabschluss) werden Vertragsdetails beschlossen (Preis, Zahlungsziel, etc.) und es wird im Idealfall eines der Angebote angenommen. Je nach Umfang der Ausschreibung empfiehlt es sich, die Bestbieter zu Verhandlungsgesprächen ein zu laden um sich ein aktualisiertes und bestenfalls nach Ihren Wünschen optimiertes Angebot vorlegen zu lassen. Es gilt, nicht das günstigste, sondern das wirtschaftlichste Angebot sollte angenommen werden. Der endgültige Vertrag ist dann mit den Ergebnissen der Vertragsverhandlungen zu vergleichen und bei Bedarf zu korrigieren, bevor er angenommen wird.

Quelle: ECG Consulting GmbH

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